Резюме: Алёна Котлярова

Финансово-промышленная Корпорация ДМС

с 06 .2014 по 10 .2022 (8 лет 4 месяца )

И.о. начальника управления делами и персоналом – начальник сектора

Осуществление общего руководства работой сотрудников управления делами и персоналом 1. Организация работы сотрудников Корпорации в СЭД (система электронного документооборота) в части делопроизводства, архивного дела, распорядительной документации; 2. Разработка ТЗ (технические задания) для IT-отдела, и в последующем для разработчиков программного продукта, для устранения недоработок и удобства в работе; 3. Разработка нормативной, распорядительной, информационно-справочной документации; 4. Организация мероприятий, направленных на усовершенствование работы с документами в СЭД и системе контроля за их исполнением; 5. Принимала непосредственное участие в создании электронного архива и усовершенствованию работы внутреннего архива; 6. Организация делопроизводства в Корпорации (на основе ПКМУ №1242), архивного дела, контроль состояния исполнительной дисциплины, выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства; 7. Контроль за своевременным оформлением, рассмотрением и исполнением входящей корреспонденции, договорной документации и документов вцелом; 8. Организация проведения семинаров по обучению новоприбывших сотрудников по работе в СЭД и с архивом, совещаний по анализу состояния делопроизводства, исполнительной дисциплины в Корпорации; 9. Оказание практической и методической помощи в разрешении проблемных вопросов при ведении делопроизводства, архива. 10. На основе аналитического материала о характере поступающих в Корпорацию документов, качества их подготовки, вносила предложения по совершенствованию системы электронного документооборота, повышению качества и оперативности обработки документов и справочно-информационной работы, разрабатывала нормативные документы. 11. Организация скайп-конференций. 12. Осуществление подбора персонала: анализ первичного рассмотрения резюме, согласно заявленных требований; проведение первичного собеседования; психологический анализ кандидата на вакантную должность, оформление личного дела вновь принятого сотрудника в СЭД. 13. Ведение кадрового делопроизводства. 14. Поиск персонала на основе заявок руководителей подразделений и профиля должностей с помощью Internet, прямого поиска, посредством личных контактов. 15. Ведение электронной базы данных резюме соискателей (кандидатов на вакантные должности). 16. Проведение мониторинга собеседований кандидатов по всем уровням до получения обратной связи по соответствию кандидата на вакантную должность.

Финансово-промышленная Корпорация ДМС

с 10 .2011 по 06 .2014 (2 года 8 месяцев )

Специалист управления делами и персоналом – начальник сектора делопроизводства (куратор направления канцелярия, архив, подбор персонала, сопровождение направление социальные льготы)

Функциональные обязанности: 1. Организация работы сотрудников Корпорации в СЭД (система электронного документооборота) в части делопроизводства, архивного дела, распорядительной документации; 2. Разработка ТЗ (технические задания) для IT-отдела, и в последующем для разработчиков программного продукта, для устранения недоработок и удобства в работе; 3. Разработка нормативной, распорядительной, информационно-справочной документации; 4. Организация мероприятий, направленных на усовершенствование работы с документами в СЭД и системе контроля за их исполнением; 5. Принимала непосредственное участие в создании электронного архива и усовершенствованию работы внутреннего архива; 6. Организация делопроизводства в Корпорации (на основе ПКМУ №1242), архивного дела, контроль состояния исполнительной дисциплины, выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства; 7. Контроль за своевременным оформлением, рассмотрением и исполнением входящей корреспонденции, договорной документации и документов вцелом; 8. Организация проведения семинаров по обучению новоприбывших сотрудников по работе в СЭД и с архивом, совещаний по анализу состояния делопроизводства, исполнительной дисциплины в Корпорации; 9. Оказание практической и методической помощи в разрешении проблемных вопросов при ведении делопроизводства, архива. 10. На основе аналитического материала о характере поступающих в Корпорацию документов, качества их подготовки, вносила предложения по совершенствованию системы электронного документооборота, повышению качества и оперативности обработки документов и справочно-информационной работы, разрабатывала нормативные документы. 11. Организация скайп-конференций. 12. Осуществление подбора персонала: анализ первичного рассмотрения резюме, согласно заявленных требований; проведение первичного собеседования; психологический анализ кандидата на вакантную должность, оформление личного дела вновь принятого сотрудника в СЭД. 13. Ведение кадрового делопроизводства. Достижения: • В декабре 2012г. за хорошую и качественную работу объявлена благодарность. • По итогам работы в 2013г. награждена Почетной грамотой. • Проведение семинаров и тренингов по работе в СЭД и с архивом.

Туристическая кампания «Хит-Тур», Донецк (Туризм)

с 03 .2011 по 05 .2012 (1 год 2 месяца )

Менеджер по продажам

Функциональные обязанности: 1. Осуществление поиска клиентов на покупку туристического продукта; 2. Организация проведения мероприятий по продвижению туристического продукта (рекламных кампаний, презентаций, включая работу на специализированных выставках, распространение рекламных материалов и др.); 3. Изучение требований клиентов к туристическому продукту, предложения услуг, отвечающих заявленным требованиям; 4. Консультация клиентов; 5. Обеспечение клиентов распечатками, фотокопиями каталогами и другими рекламными материалами по интересующему их туристическому продукту; 6. Ведение преддоговорных переговоров с клиентами и согласование условий договоров; 7. Заключение договоров о реализации туристического продукта; 8. Подготовка расписания, ваучеров, путеводителей и иных туристических документов; 9. После оплаты туристических путевок выдача клиентам туристического ваучера и других необходимых документов для поездки (паспорта, авиабилеты и т.д.); 10. Координация выполнения обязательств; 11. Обеспечение и страхование клиентов на случай внезапного заболевания и от несчастных случаев.

Донецкая областная государственная администрация, Донецк (Государственный сектор)

с 10 .1998 по 10 .2001 (3 года )

Секретарь начальника управления по делам семьи, молодежи и туризма

Функциональные обязанности: 1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем; 2. Обеспечение входящих/исходящих звонков руководства, организация конференц-(многосторонних) звонков; 3. Учет и распределение информации, касающейся руководства, своевременная передача информации, документов, сообщений; 4. Обеспечение технической помощи; 5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства (организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего дня руководства); 6. Ведение телефонной и информационной базы руководства; 7. Организация приема посетителей: заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). 8. Ведение расписания переговорных комнат; 9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача; 10. Контроль, координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы и т.п.); 11. Составление и редактирование деловых писем для руководства; 12. Контроль сохранности документов в приемной руководства; 13. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.); 14. Организация приезда иностранных партнеров (бронирование гостиниц, рганизация трансфера, программа мероприятий и поездок). 15. Выполнение иных поручений руководства.

Образование

Донецкий национальный университет Исторический факультет

Магистр,
с 2001 по 2007 г.

Профессиональные и другие навыки

1С-Бухгалтерия, Знание оргтехники, набор текста, Знание ПК, 1С, Word, Excel. Хранение ТМЦ..

Дополнительная информация

Профессиональные и другие навыки
• Навыки работы с компьютером
• В совершенстве: Lotus Notes 8.5.3, Microsoft Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Paint, VPN Client, ABBYY FineReader 11, Internet, 1C 8.2 и т.д.; офисной техникой.
Знание языков
• Русский ─ свободно
• Английский ─ начинающий
Дополнительная информация
Профессиональные навыки:
• В совершенстве: Lotus Notes 8.5.3, Microsoft Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Paint, VPN Client, ABBYY FineReader 11, Internet, 1C 8.2 и т.д.; офисной техникой.

Личные качества:
• Знание делового этикета, правил делового общения, ведения переговоров;
• Умению вести деловую переписку на русском, украинском языках;
• Владение правильной, грамотной речью и письмом;
• Соответствующий профессиональный имидж, презентабельная внешность;
• Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
• Умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами;
• Стрессоустойчивость, доброжелательность;
• Знание правил внутреннего трудового распорядка Общества;
• Коммуникабельность, ответственность, порядочность, гибкость, креативность, умение работать в команде.