Резюме: Алёна Котлярова

Корпорация ДМС

с 10 .2011 по 12 .2016 (5 лет 2 месяца )

специалист управления делами и персоналом – начальник сектора делопроизводства (куратор направления канцелярия, архив, подбор персонала, сопровождение направление социальные льготы)

Функциональные обязанности: 1. Организация работы сотрудников Корпорации в СЭД (система электронного документооборота) в части делопроизводства, архивного дела, распорядительной документации; 2. Разработка ТЗ (технические задания) для IT-отдела, и в последующем для разработчиков программного продукта, для устранения недоработок и удобства в работе; 3. Разработка нормативной, распорядительной, информационно-справочной документации; 4. Организация мероприятий, направленных на усовершенствование работы с документами в СЭД и системе контроля за их исполнением; 5. Принимала непосредственное участие в создании электронного архива и усовершенствованию работы внутреннего архива; 6. Организация делопроизводства в Корпорации (на основе ПКМУ №1242), архивного дела, контроль состояния исполнительной дисциплины, выполнение приказов, распоряжений и указаний руководства; 7. Контроль за своевременным оформлением, рассмотрением и исполнением входящей корреспонденции, договорной документации и документов вцелом; 8. Организация проведения семинаров по обучению новоприбывших сотрудников по работе в СЭД и с архивом, совещаний по анализу состояния делопроизводства, исполнительной дисциплины в Корпорации; 9. Оказание практической и методической помощи в разрешении проблемных вопросов при ведении делопроизводства, архива. 10. На основе аналитического материала о характере поступающих в Корпорацию документов, качества их подготовки, вносила предложения по совершенствованию системы электронного документооборота, повышению качества и оперативности обработки документов и справочно-информационной работы, разрабатывала нормативные документы. 11. Организация скайп-конференций. 12. Осуществление подбора персонала: анализ первичного рассмотрения резюме, согласно заявленных требований; проведение первичного собеседования; психологический анализ кандидата на вакантную должность, оформление личного дела вновь принятого сотрудника в СЭД. 13. Ведение кадрового делопроизводства. Достижения: • В декабре 2012г. за хорошую и качественную работу объявлена благодарность. • По итогам работы в 2013г. награждена Почетной грамотой. • Проведение семинаров и тренингов по работе в СЭД и с архивом.

Туристическая кампания «Хит-Тур», Донецк (Туризм)

с 03 .2011 по 05 .2012 (1 год 2 месяца )

Менеджер по продажам

Функциональные обязанности: 1. Осуществление поиска клиентов на покупку туристического продукта; 2. Организация проведения мероприятий по продвижению туристического продукта (рекламных кампаний, презентаций, включая работу на специализированных выставках, распространение рекламных материалов и др.); 3. Изучение требований клиентов к туристическому продукту, предложения услуг, отвечающих заявленным требованиям; 4. Консультация клиентов; 5. Обеспечение клиентов распечатками, фотокопиями каталогами и другими рекламными материалами по интересующему их туристическому продукту; 6. Ведение преддоговорных переговоров с клиентами и согласование условий договоров; 7. Заключение договоров о реализации туристического продукта; 8. Подготовка расписания, ваучеров, путеводителей и иных туристических документов; 9. После оплаты туристических путевок выдача клиентам туристического ваучера и других необходимых документов для поездки (паспорта, авиабилеты и т.д.); 10. Координация выполнения обязательств; 11. Обеспечение и страхование клиентов на случай внезапного заболевания и от несчастных случаев.

Донецкая областная государственная администрация, Донецк (Государственный сектор)

с 10 .1998 по 10 .2001 (3 года )

Секретарь начальника управления по делам семьи, молодежи и туризма

Функциональные обязанности: 1. Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем; 2. Обеспечение входящих/исходящих звонков руководства, организация конференц-(многосторонних) звонков; 3. Учет и распределение информации, касающейся руководства, своевременная передача информации, документов, сообщений; 4. Обеспечение технической помощи; 5. Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства (организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров, собеседований; ведение и корректирование рабочего дня руководства); 6. Ведение телефонной и информационной базы руководства; 7. Организация приема посетителей: заказ пропусков, сопровождение посетителей, отслеживание состояния переговорных комнат (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность). 8. Ведение расписания переговорных комнат; 9. Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача; 10. Контроль, координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководства (документы, письма, факсы и т.п.); 11. Составление и редактирование деловых писем для руководства; 12. Контроль сохранности документов в приемной руководства; 13. Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирование гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.); 14. Организация приезда иностранных партнеров (бронирование гостиниц, рганизация трансфера, программа мероприятий и поездок). 15. Выполнение иных поручений руководства.

Образование

Донецкий Национальній Университет

Магистр,
с 2001 по 2007 г.

Дополнительная информация

Профессиональные и другие навыки
• Навыки работы с компьютером
• В совершенстве: Lotus Notes 8.5.3, Microsoft Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Paint, VPN Client, ABBYY FineReader 11, Internet, 1C 8.2 и т.д.; офисной техникой.
Знание языков
• Русский ─ свободно
• Английский ─ начинающий
Дополнительная информация
Профессиональные навыки:
• В совершенстве: Lotus Notes 8.5.3, Microsoft Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Paint, VPN Client, ABBYY FineReader 11, Internet, 1C 8.2 и т.д.; офисной техникой.

Личные качества:
• Знание делового этикета, правил делового общения, ведения переговоров;
• Умению вести деловую переписку на русском, украинском языках;
• Владение правильной, грамотной речью и письмом;
• Соответствующий профессиональный имидж, презентабельная внешность;
• Дипломатичность, умение проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
• Умение находить взаимопонимание с руководством, коллегами;
• Стрессоустойчивость, доброжелательность;
• Знание правил внутреннего трудового распорядка Общества;
• Коммуникабельность, ответственность, порядочность, гибкость, креативность, умение работать в команде.